1403/02/24
تاخیرها و اثرات آن در پروژه‌های نفت و گاز
تاخیر به معنی دیركرد و یا انجام كار و یا فعالیت دیرتر از زمان پیشبینی شده در برنامه یا قرارداد است، تاخیرها در پروژه‌های نفت و گاز یک مشکل رایج است که می‌تواند منجر به افزایش هزینه‌ها، کاهش سودآوری و حتی شکست پروژه شود، بر اساس آمارهای سازمان مدیریت و برنامه‌ريزي کشور، مدت زمان متوسط اجرای پروژه‌هاي عمرانی حدود 9 سال است كه این رقم سه برابر میانگین استاندارد جهانی است و بالتبع هزینه اجرای طرح‌ها در کشور، حدود دو برابر بیش از میانگین قابل قبول است.
طبق گزارش مركز پژوهش‌های مجلس شورای اسلامی عدم النفع پروژه‌های نیمه تمام فعلی، سالانه چند صد همت به اقتصاد ملّی آسیب مي‌رساند و بخش عمده‌ای از بودجه عمرانی هر سال به این پروژهها اختصاص می‌یابد از دیدگاه آماری:
• تنها 16.2 درصد پروژهها در زمان مقرر و با بودجه معین به پایان مي‌رسند.
• 31.1 درصد از پروژهها شکست می‌خورند و به پایان نمي‌رسند.
• 52.7 درصد آنها با تاخیر زماني و یا با بودجه‌ای بیشتر از مقدار تعیین شده و یا با تحویل مقادیر کمتری از اقلام قابل تحویل مشخص شده، به پایان مي‌رسند.
آثار تاخیرها در پروژه‌های نفت و گاز
تاخیر در اجرای پروژهها علاوه بر آثار نامطلوب بر بودجه عمومی و اقتصاد کشور عوارض جانبی به شرح ذیل ایجاد می‌نماید:
عوارض اقتصادی تاخیر برای کارفرما:
معمولاً بیشترین آسیب را از تاخیرهای ایجاد شده در پروژه نصیب کارفرما می‌شود. تاخیرها باعث می‌شود کارفرما سودی را که می‌توانسته در مدت زمان تاخیر بهره‌مند شود، از دست بدهد. به عبارتی نرخ بازگشت سرمایه (ROR) کاهش می‌یابد. در صورتی که کارفرما تعهدی در تحویل به موقع محصولات پروژه به مشتریان خود داشته باشد، ممکن است متحمل هزینه‌های جریمه شده و یا در بازپرداخت تسهیلات اخذ شده از بانک‌ها و سایر سرمایه‌گذاران با مشکل مواجه شده و ضمن کم شدن اعتبار مجبور به پرداخت جریمه در این بخش نیز گردد.
عوارض تاخیر برای پیمانکاران:
• افزایش هزینه‌ها و احتمال كاهش کیفیت اجرا به دلیل افزایش اكیيپ‌های اجرايی و افزایش شیفت كاری به دلیل فشار کارفرما و مشاور مدیریت طرح به پیمانکار جهت جبران تاخیرها
• عدم رضایت کارفرما و مشاور و در نتیجه عدم ابلاغ قراردادهای جدید به دلیل ضعف پیمانکار
• فراهم شدن شرایط برای اعمال حق فسخ قرارداد توسط کارفرما (طبق ماده 46 شرایط عمومی (نشریه 1143) قرارداد).
• از دست دادن نیروهای کاری کارآمد و واجد صلاحیت
عوارض اجتماعی تاخیر:
• عدم رشد و توسعه جامعه
• ایجاد نارضایتی عمومی
• افزایش هزینه‌های مالي بسیار در اتمام پروژه به دلیل تورم
• جلوگیری از شروع پروژه‌های آتی و توسعه‌ای به دلیل کمبود منابع
• بي‌اعتمادی به کفایت حاکمان و کارگزاران
منشاء تاخیر
پایش و بررسی‌های KMPG (یکی از معتبرترین شرکت‌ها در زمینه مشاوره مدیریت مالی) از پروژهها در سطح جهانی نشان می‌دهد که مهم ترین منشاء تاخیرها در اجرای پروژهها عبارت است از:
• مشکلات فنی 14 درصد
• عدم تجربه تیم کارفرما 17درصد
• تبیین و تعریف نادرست پروژه 17 درصد
• نداشتن ارتباط بین ذینفعان 20 درصد
• مشکلات مدیریتی 32 درصد
هر پنج مورد بالا در کشور ما نیز صادق است اگرچه بر اساس تجربه نگارنده درصد و سهم هر یک از عوامل فوق متفاوت میباشد و در ایران تبیین و تعریف نادرست پروژه و مشکلات مدیریتی بیشترین سهم را در تاخیرها دارند.
1) تبیین و تعریف نادرست پروژه:
در کشور ما مطابق با تجارب کسب شده در بیشتر شرکتهای کارفرمائی، تبیین و تعریف نادرست پروژه منشاء اصلی تاخیرها در پروژهها میباشد، برخی از نمونههای تبیین و تعریف نادرست پروژه عبارتند از:
• مهندسی پایه و مهندسی تفصیلی ضعیف
• عدم دقت در برآورد احجام کاری و به تبع آن قیمت و زمان انجام کار
• تعریف بسته‌های کاری نامتناسب با امکانات کارفرما و پیمانکار
• اسناد مناقصه و شرح کار غیر دقیق و همراه با تناقض
• قرارداد نامناسب با بسته کاری
• انتخاب پیمانکار ضعیف و نامتناسب
2) مشکلات مدیریتی
دومین عامل مهم تاخیرها در پروژه‌های نفت و گاز در ایران مشکلات مدیریتی است که می‌تواند منجر به تاخیر در پروژه‌های نفت و گاز شود عبارتند از:
• عدم شناسایی صحیح ریسک‌ها: تجربیات نشان می‌دهد که پروژ‌ها حاوی عناصر استراتژیک تکنیکی اقتصادی و ملی هستند و در دستیابی به اهداف از پیش تعیین شده با تهدیدها و فرصت‌هایی در رابطه با عناصر کلیدی پروژه یعنی شرح کار، زمان، هزینه و کیفیت مواجهه هستند. زمینه این تهدیدها و فرصت‌ها را می‌توان در مجموعه‌ای از شرایط غیرقطعی یا عدم اطمینان‌ها جستجو کرد که دارای منشاهای مختلفی مانند مسائل تکنیکی مدیریتی، بازرگانی و مسائل داخلی و خارجی می‌باشند. ریسک‌های پروژه پدیده‌ای جدائی ناپذیر از پروژه‌هاست بنابراین باید آن را مدیریت کرد.هدف از مدیریت ریسک پروژه برنامه ریزی سازماندهی هدایت وکنترل فعالیت‌ها وفرآیندهای یک پروژه است. به گونه‌ای که اثرات مثبت (فرصت‌ها) بیشینه و اثرات منفی (تهدیدها) کمینه گردد. مدیریت ریسک پروژه یک فرایند سیستماتیک برنامه‌ریزی برای شناسایی آنالیز و پاسخگویی و زیر نظرگیری ریسک‌های پروژه می‌شود، مدیریت فرایندها ابزارها و تکنیک‌هایی است که به مدیر پروژه برای بیشینه سازی احتمال نتایج رویدادهای مثبت و کمینه سازی احتمال نتایج رویدادهای منفی کمک می‌کند. با به کارگیری فرآیند کامل مدیریت ریسک در هر پروژه تاخیرها ناشی از شرایط غیرقطعی یا عدم اطمینان‌ها تا حد امکان کاهش می‌یابد.
• عدم انعطاف‌پذیری برنامه: برنامه زمانبندی برای سبک سنگین کردن پارامترهای اصلی پروژه از قبیل هزینه، محدوده و محتوای کار، کیفیت، زمان، ریسک‌ها و ... لازم است. به علاوه وجود برنامه زمانبندی به مدیر پروژه کمک می‌کند تا بین نحوه و ترتیب انجام فعالیت‌های پروژه تصمیم گیری کند، میزان انعطاف پذیری زمان اجرای پروژه را بر مبنای منابعی که در دسترس دارد محاسبه و اثرات تصمیمات گرفته شده یا نشده مدیریتی بر رویدادها را پیشبینی و مشاهده کند و همچنین جهت کاهش ریسک‌های پروژه، نسبت به تخصیص زمان برای رویدادهایی که در آینده ممکن است اتفاق بیافتد، اقدام کند.
محاسبه و مشخص نمودن شناوری فعالیت‌ها و تعیین مسیر بحرانی یکی از حیاتی‌ترین فرایندهای تنظیم برنامه زمانبندی در پروژه‌های صنعت ساخت است؛ چراکه تمام مدت‌زمان اجرای کار، بودجه تخصیص‌داده‌شده، منابع قابل‌استفاده و روند کنترلی پروژه را تحت‌تاثیر قرار می‌دهد. شناوری در برنامه زمانبندی نشان‌دهنده مدت زمان تاثیر انعطاف‌پذیری بین زمان اجرای دو فعالیت یا پروژه است، یعنی با تغییر زمان شروع یا پایان یک فعالیت تاثیراتی را بر مدت‌زمان برنامه گذاشت. تنها با کمک برنامه زمانبندی است که می‌توان تاثیر تغییرات (اضافه و کم کردن فعالیت‌ها و کارهای جدید) را بر زمان و هزینه نهایی پروژه محاسبه کرد. در واقع برنامه زمانبندی می‌بایست ابزاری کلیدی جهت بررسی و اظهار‌نظر در خصوص تاثیر تغییرات پیشنهادی بر روی زمان خاتمه پروژه باشد.
• عدم تخصیص منابع کافی: منابع پروژه تمام آن چیزی است که برای انجام پروژه به آن وابسته هستید. این منابع می‌توانند در پروژه‌های مختلف متفاوت باشد، انواع منابع پروژه را بطور کلی می‌توان در سه دسته کلی طبقه‌بندی کرد. در واقع ما برای پیشرفت پروژه به سه منبع نیاز داریم: منابع انسانی ماهر و آموزش دیده، تجهیزات و ماشین‌آلات و منابع مالی. منابع باید پیش از شروع پروژه ارزیابی، تخمین و به فعالیت‌های مربوطه تخصیص داده شوند و برنامه مدیریت منابع تهیه و توازنی بین منابع موجود، زمان و کیفیت پروژه برقرار شود ممکن است به دلیل محدودیت‌ها بازه زمانی پروژه را افزایش داده و به همان میزان کار در مدت زمان بیشتری دست پیدا کنید.
• اولویت‌بندی نادرست: اولویت‌بندی در تهیه برنامه زمانبندی پروژه به معنای تعیین ترتیب انجام فعالیت‌های پروژه بر اساس اهمیت آنها است. اولویت بندی مناسب فعالیت‌ها می‌تواند به تیم پروژه کمک کند تا از منابع موجود به طور موثرتری استفاده کند و احتمال تاخیرها را کاهش دهد. عوامل مختلفی می‌توانند در اولویت‌بندی فعالیت‌ها موثر باشند، از جمله: اهمیت فنی، تاثیر بر زمانبندی، تاثیر بر هزینه، تاثیر بر کیفیت و تاثیر بر ذینفعان و باید در اولویت قرار گیرند.
3) نداشتن ارتباط بین ذینفعان
ارتباط بین ذینفعان پروژه یکی از مهمترین عوامل موفقیت پروژه است. ارتباط موثر می‌تواند به تیم پروژه کمک کند تا نیازها و انتظارات ذینفعان را درک کند و اطمینان حاصل کند که پروژه مطابق با آنها پیش می‌رود.
تاخیرها ناشی از ارتباط ضعیف بین ذینفعان پروژه می‌تواند به دلایلی از جمله:
• عدم درک نیازها و انتظارات ذینفعان: اگر تیم پروژه نیازها و انتظارات ذینفعان را به درستی درک نکند، ممکن است تصمیمات اشتباهی بگیرد که منجر به تاخیر در پروژه شود.
• عدم رضایت ذینفعان: اگر ذینفعان از نحوه پیشرفت پروژه راضی نباشند، ممکن است فشارهایی وارد کنند که منجر به تاخیر در پروژه شود.
• عدم همکاری ذینفعان: اگر ذینفعان با تیم پروژه همکاری نکنند، ممکن است منابع یا اطلاعات مورد نیاز تیم پروژه برای تکمیل پروژه در دسترس نباشد.
برای کاهش تاخیرها ناشی از ارتباط ضعیف بین ذینفعان پروژه، مهم است که تیم پروژه اقدامات لازم را برای ایجاد ارتباط موثر با ذینفعان انجام دهد. این اقدامات می‌تواند شامل موارد زیر باشد:
• شناسایی تمام ذینفعان پروژه: تیم پروژه باید تمام ذینفعان پروژه را شناسایی کند، از جمله ذینفعان داخلی و خارجی.
• ارزیابی نیازها و انتظارات ذینفعان: تیم پروژه باید نیازها و انتظارات ذینفعان را ارزیابی کند.
• ایجاد برنامه ارتباطی: تیم پروژه باید برنامه ای برای ارتباط با ذینفعان ایجاد کند.
• پیگیری منظم با ذینفعان: تیم پروژه باید به طور منظم با ذینفعان پیگیری کند تا اطمینان حاصل کند که نیازها و انتظارات آنها برآورده می‌شود.
4) مشکلات فنی
مشکلات فنی یکی از عواملی است که می‌تواند منجر به تاخیرها در پروژه‌های نفت و گاز شود. این مشکلات می‌توانند ناشی از عوامل مختلفی باشند، از جمله:
• مهندسی پایه و تفصیلی ضعیف: اگر مهندسی پایه و تفصیلی پروژه توسط مشاور با تجربه و صاحب صلاحیت انجام نشود، ممکن است دوباره کاری های زیاد، تناقضات، تعداد زیاد سوالات فنی و گزارشات عدم انطباق تاخیرها جدی در طول اجرای پروژه ایجاد کنند.
• نقص در تجهیزات یا مواد: استفاده از تحهیزات و ماشین آلات کهنه و بدون گواهینامه ایمنی ، ممکن است منجر به تاخیرها، خطر برای کارکنان یا حتی شکست پروژه شود.
• شرایط محیطی نامناسب: در هر پروژه انتخاب محل کارخانه اهمیت بسزایی در اجرای پروژه دارد و پس از انتخاب نهایی زمین، ضروری است شرایط محیطی، مانند محیط زیست، آب و هوا، زمین‌شناسی ، آب شناسی ، بررسی ویژگیهای سطح زمین ؛ مورد بررسی دقیق و کارشناسی قرار گرفته و برای مشکلات مربوط به آنها راه حل علمی و صحیح یافت شود در غیر اینصورت شرایط محیطی می‌تواند باعث ایجاد مشکلات فنی و تاخیر در طول اجرای پروژه شود.
• خطای انسانی: خطای انسانی نیز می‌تواند منجر به بروز مشکلات فنی در طول اجرای پروژه شود این خطاها می‌توانند ناشی از عوامل مختلفی باشند، از جمله:
1) خطای حین انجام کار: خطای حین انجام کار می‌تواند منجر به آسیب به تجهیزات یا مواد، کاهش بهره‌وری و تاخیر در پروژه شود.
2) خطای مدیریتی: خطای مدیریتی می‌تواند منجر به تصمیم‌گیری‌های اشتباه، عدم برنامه‌ریزی مناسب و تاخیر در پروژه شود.
3) خطای ارتباطی: خطای ارتباطی می‌تواند منجر به سوء تفاهم، اتلاف وقت و تاخیر در پروژه شود.
برای کاهش تاثیر خطای انسانی بر تاخیرها پروژه‌های نفت و گاز، می‌توان با آموزش و توانمندسازی کارکنان، ایجاد فرهنگ ایمنی، بهبود ارتباطات و استفاده از ابزارها و فناوری‌های پیشرفته استفاده نمود.
5) عدم تجربه تیم کارفرما
عدم تجربه تیم کارفرما می‌تواند تاثیرات منفی بر پروژه‌های نفت و گاز داشته باشد، از جمله:
• عدم شناخت شرح کار و درخواست‌های متعدد برای تفییر شرح کار
• عدم توانایی در برآورد منابع و بودجه مورد نیاز طرح
• عدم توانایی در مدیریت پروژه به طور موثر
• عدم توانایی در شناسایی و مدیریت ریسک‌ها
برای کاهش اثر عدم تجربه تیم کارفرما در تاخیرها پروژه‌های نفت و گاز، می‌توان از پیمانکار مدیریت طرح با تجربه استفاده نمود، پیمانکار مدیریت پروژه (PMC) شرکت یا سازمانی است که برای مدیریت یک پروژه یا مجموعه پروژهها به کار گرفته می‌شود. پیمانکاران مدیریت پروژه معمولاً دارای تجربه و دانش گسترده‌ای در مدیریت پروژه هستند و می‌توانند به کارفرمایان در زمینه‌های زیر کمک کنند:
• برنامه‌ریزی و کنترل پروژه
• مدیریت ریسک
• مدیریت منابع انسانی
• مدیریت ارتباطات
برای انتخاب پیمانکار مدیریت پروژه مناسب برای پروژه‌های نفت و گاز، باید موارد زیر را در نظر گرفته شود:
• تجربه و دانش پیمانکار مدیریت پروژه در زمینه‌های مرتبط با پروژه
• سابقه موفقیت انتخاب پیمانکار مدیریت پروژه در پروژه‌های مشابه
• روش‌های مدیریت پروژه پیمانکار مدیریت پروژه
• هزینه خدمات پیمانکار مدیریت پروژه
نتیجه‌گیری
برای کاهش تاخیرها در پروژه‌های نفت و گاز، مهم است که اقدامات لازم برای شناسایی و مدیریت عواملی که می‌توانند منجر به تاخیر شوند، انجام شود. این عوامل می‌توانند شامل موارد زیر باشند:
• تبیین و تعریف نادرست پروژه
• مشکلات مدیریتی
• عدم ارتباط بین ذینفعان
• مشکلات فنی
• عدم تجربه تیم کارفرما
با اتخاذ اقدامات مناسب، می‌توان از تاخیرها در پروژه‌های نفت و گاز جلوگیری کرد و احتمال موفقیت پروژه را افزایش داد، برخی از این اقدامات عبارتند از:
• انجام مهندسی پایه و تفصیلی دقیق
• برآورد دقیق احجام کاری، قیمت و زمان انجام کار
• ایجاد بسته‌های کاری متناسب با امکانات کارفرما و پیمانکار
• تهیه اسناد مناقصه دقیق و همراه با وضوح
• انتخاب پیمانکار مناسب و متناسب با بسته کاری
• انتخاب قرارداد مناسب و متناسب با بسته کاری
• شناسایی صحیح ریسک‌ها و برنامه‌ریزی برای مدیریت آنها
• ایجاد برنامه زمانبندی انعطاف‌پذیر
• تخصیص منابع کافی
• ایجاد ارتباط موثر با ذینفعان
• استفاده از پیمانکار مدیریت پروژه
علاوه برر موارد فوق برای جلوگیری از تاخیر در پروژه پیشنهاد می‌گردد موارد در پی آمده مورد توجه قرار گیرد.
1) نمودار Pareto
یکی از نمودارهایی که در گزارش‌های پروژه (مانند گزارش‌های مدیریتی و یا گزارش‌های تحلیلی) استفاده می‌شود نمودار پارتو نام دارد که جزء ابزارهای کیفیتی میباشد، این نمودار برای نشان دادن میزان فراوانی نسبی علت‌های به وجود آمدن یک مشکل استفاده می‌شود، به عبارت دیگر نمودار پارتو نشان می‌دهد چه تعداد نقص بر اساس نوع علت‌های شناسایی شده، تولید می‌شود و لازم است تیم پروژه به دلایلی که بیشترین تاخیر را ایجاد می‌کند، توجه نموده و نسبت به بررسی و کاهش آن اقدام نماید، در يايان هر هفته برای پروژه‌های کمتر از 24 ماه و در پايان هر ماه برای پروژه‌های بيشتر از 24 ماه نمودار Pareto سهم هرکدام تهيه و عوامل عمده انحراف از برنامه تعيين و به همراه نمودار کيکی سهم هر کدام از شرکا در انحراف بوجود آمده مشخص گردد. در گزارش‌های ماهانه ارسالی مي‌بايستی برنامه زمانبندی بروز‌رسانی شده و همانند گزارش انحراف از برنامه عوامل تاثيرگذار در تاخیر زمانی پروژه و سهم هرکدام از شرکا در تاخیر زمانی يا انحراف از Pareto نمودار برنامه تعيين و ارائه گردد.
2) صاحبان تاخیر را شناسایی نمایید
برای شناسایی صاحبان تاخیر، باید موارد زیر را در نظر بگیرید:
• عواملی که باعث تاخیر در پروژه شده‌اند
• مسئولیت اعضای تیم پروژه
• تاثیر تاخیرها بر پروژه
با شناسایی صاحبان تاخیر و انجام اقدامات لازم برای کاهش یا رفع تاخیرها، می‌توان احتمال موفقیت پروژه را افزایش داد.
3) شناسایی عوامل تاخیر
برای شناسایی عوامل تاخیر، می‌توان از روش‌های زیر استفاده کرد:
• تجزیه و تحلیل برنامه زمانبندی پروژه
• مصاحبه با اعضای تیم پروژه
• بررسی سوابق پروژه
پس از شناسایی عوامل تاخیر، باید اقدامات لازم برای کاهش یا رفع تاخیرها انجام شود.
اگرچه روش‌های فوق می‌تواند به کاهش تاخیرها و شناسایی علت‌های تاخیر کمک کند اما برای از بین بردن تاخیر باید پنج منشاء اصلی آن را ریشه‌کن نمود.